Ważne jest, aby firma, dbając o swoich dokumentach
Efektywność zarządzania fizycznych archiwów firmy zależy od wdrożenia narzędzi i metodZnacznie więcej, niż tylko prawa, szanować, archiwizacji, to konieczność. Prowadzenie archiwum bieżących, pośrednich i zarządzania archiwami ostateczne dotyczy dwóch usług nie cloisonne i są zgodne między sobą: archiwum oddziału i archiwum. Jako takie, archiwizacja dokumentów jest procedurą, która może okazać się szybsze, bardziej skomplikowane, jeśli zasady i najlepsze praktyki, jeśli nie są one przestrzegane, jak w zakresie sortowania i przechowywania. Niezależnie od formy lub działalności firmy zarządzanie archiwami jest koniecznością. Ona nie prowadzi, więc nie na poważnie, dobrze, że opiera się na działaniu, a priori są proste: celem archiwizacji, jako, z jednej strony, zapisać i przechowywać dokumenty firmy, w dobrym stanie, z drugiej strony, aby przywrócić lub je przywrócić w dowolnym momencie. To dlatego, że nie sprowadza się do prostego przechowywanie w celu przestrzegania terminu przechowywania dokumentów, ale i opiera się na kompleksowe zarządzanie archiwizacji papier, który wpisuje się w politykę archiwizacji skuteczne i racjonalne, od utworzenia do niszczenia archiwów. Zarządzanie archiwum bieżące i okresowe dla celów administracyjnych, wymaga zwłaszcza narzędzia i konkretne metody, biorąc pod uwagę wszystkie ograniczenia, związane z zarządzaniem dokumentami.
Ta procedura archiwizacji wymaga więcej dyscypliny i logiki, ponieważ obejmuje: zarządzanie fizycznych archiwów (i wszystkie archiwa, przy okazji) nie improwizowane.
Utworzyć metodę skuteczny i sprawdzony gwarantuje, dostępności, niezawodności i integralności dokumentów. System ten gwarantuje wsparcie dokumentu od utworzenia do archiwizacji. Oferuje on wiele funkcji, takich jak tworzenie procedur i praw dostępu. Co do regulacji szanować, istnieją normy ISO konkretnych archiwów i, w szczególności, standard ISO, który pozwala nam zagwarantować: w przypadku dokumentów urzędowych, standard ISO gwarantuje, regulujące ich pisanie, podczas gdy norma ISO, w odniesieniu do ona regulować zapisu danych. Te standardy ISO i NF są przekazywane do wglądu, nie mają one charakteru wiążącego i nie zawsze gwarantuje najwyższy poziom profesjonalizmu. Nie znalazłem internetowa, niech was nie myli standardów To w zamian z trzeciej strony archiwizujący, jego doświadczenie i zrozumienie swoich rzeczywistych potrzeb, co znajdziesz rozmówcy, co trzeba.
Archiwa, dotyczą wszystkich dokumentów utworzonych lub otrzymanych przez spółkę w ciągu całej swojej działalności.
Są one w ten sposób, muszą być zapisane: one przedstawiają żadnej działalności ekonomicznej i społecznej firmy. Co do ich mocowania, to są one zróżnicowane: rzeczywiste zarządzanie zależy od rodzaju nośnika, segregować i klasyfikować, ale i zasad archiwizacji, przyjęte przez spółkę (nadaje się do organizacji i rodzaj działalności) jako pewnego rodzaju, dla każdego archiwum (teoria trzech grup wiekowych): Często zadawane pytania, które pojawiają się politykę w zakresie klasyfikacji i archiwizacji dokumentów biznesowych klasyfikacja dokumentów przedsiębiorstwa odpowiada na zasady, podstawy, należy przestrzegać, aby kategoryzować z korzyścią, skutecznie i na długi czas wszystkich dokumentów firmy. Takim czy innym czasie, firma boryka się z problemem archiwizacji i klasyfikacji, że musi zarządzać, po tym, wytworzone lub otrzymane.
Zostawić dokumenty mało prawdopodobne rozwiązanie
Aby znaleźć zdrowej sytuacji, istnieją procedury klasyfikacji, oznaczone wyrażenia rodzajowa Records Management. To narzędzie do zarządzania archiwami, która zaleca, aby leczyć od momentu ich utworzenia: sfera Jego działania, w ten sposób ogranicza się w archiwum bieżących i pośrednich, biorąc pod uwagę: Z punktu widzenia norm i zasad, Records Management to proces archiwizacji oraz wkładkę. W Records Management zrobił obiekt w roku międzynarodowego standardu ISO, wznowienie w roku francuskie stowarzyszenie normalizacyjne (AFNOR) o nazwie NF ISO.
Rekordy Management skierowana jest zatem do rejestracji i ewidencji dokument, od momentu jego powstania, a więc przed proces film dokumentalny.
Dlatego, że zawiera w jego chodzie plan ranking lub klasyfikacja obejmuje: To, co odróżnia rankingu przechowywania, to jest dobrze i tak przed systemem, zgodnie z planem, klasyfikacji, logicznego i hierarchii. Dlatego bardzo ważne jest, aby służby odpowiedzialne za wykonanie planu sortowania, zadać sobie właściwe pytania, a mianowicie: oszacowanie od archiwów popularnych jest podstawowym, powiedział pierworodny i spójne, w związku z tym, że musi szanować życie archiwum, i staje się w ten sposób odbiciem działalności firmy. Aby to zrobić, rankingu odbywa się natychmiast po utworzeniu archiwum i nie po uderzeniu lub aby odciążyć kilka archiwów, które są przechowywane bez umowy, nie ma gwiazd. Co do tego, jak kategoryzować, to wymaga dyscypliny Spędza metoda działa niezależnie od rodzaju archiwum (bieżące, pośrednie, końcowe). Jest ona oparta na różnicy pracować na charakter dokumentów: ranking szybko i skutecznie, kiedy to odbywa się na etapie produkcji w archiwum. Tak więc jest jasne, że plan ranking nie improwizowane i wymaga wiele wymagań, aby być skuteczne. Dlatego powinna być skonstruowana w taki sposób, aby dostosować się musi zarejestrować się na stałe w perspektywa wyszukiwania dokumentów (jak łatwo znaleźć dokument.) i dlatego muszą być kompletne. Konstruktywnie, w planie ranking działa logicznie i uporządkowana. Dokumenty klasyfikowane i dzielone według schematu logicznego i warstwowych, od ogółu do szczegółu. Celem zawierać wszystkie dokumenty, bez utraty dokładności Jej kompleksowy charakter ze względu na fakt, że obsługuje sklasyfikować wszystkie dokumenty, które odzwierciedlają cele firmy, jej działalności. Cały zestaw dokumentów, klasyfikowania dowolny typ nośnika pamięci (papier, zdjęcia, CD-rom, danych elektronicznych) i, Wreszcie, w kraju szacuje się na trzy rodzaje planu klasyfikacji w zależności od rodzaju działalności przedsiębiorstwa, funkcji i działań), jej organizacji (struktury pracy) i po temacie. Jak archiwum przedsiębiorstwa odzwierciedlają swoją działalność, pierwszeństwo poświęca i w zakresie funkcjonalnej klasyfikacji. Jednak połączenie metod, nie jest wykluczone, pod warunkiem, oczywiście, nie mieszać podstawy podziału i umieścić wszystkie foldery na tym samym poziomie. W końcu sukces planu rankingu zależy od obsługi archiwum, ustawić w wyniku doskonałej znajomości funkcjonowania, działalności firmy i usługi, którymi on zarządza. Dlatego badania z wyprzedzeniem-jest to niezbędne do opracowania planu klasyfikacji wykonywane"na zamówienie". Dzięki wprowadzeniu systemu Zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie w celu efektywnego zarządzania swoimi archiwami, teraz jest to możliwe dla tego ostatnio: zarządzania archiwami w oprawie planu rankingu skuteczne, koniecznie prowadzi do oszczędności czasu i zwiększenie wydajności firmy i obniżenie kosztów zarządzania, idących w jednym kierunku. Naprawdę, ocena systematyczne archiwum zawiera poruszania się i dostępu są znacznie uproszczone, przyczyniając się do rozwoju działalności firmy. Logika archiwizacji musi wziąć pod uwagę długość prawnych przechowywania dokumentów, aby określić czas, w ciągu którego producent mógłby zachować swoje dokumenty w archiwum, i stać się jednym z tych dokumentów, w wyniku tego czasu. Książka inwentaryzacji grupowanie liczby i wartości elementów aktywów i pasywów stan w trakcie inwentaryzacji.
Wielka księga rachunków, które zawiera pismo święte książki-dziennika z podziałem zgodnie z planem kont przedsiębiorstwa, prowadzenie i sprawdzanie autentyczności obowiązkowe książki.
